PROYECTO DE DECRETO – REUNIONES ORDINARIAS ASAMBLEA DE ACCIONISTAS

El presente Boletín Jurídico informa sobre el Proyecto de Decreto publicado para comentarios por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, relacionado con las reuniones del máximo órgano social para el año 2021.

Mediante el presente proyecto de Decreto, el Gobierno Nacional busca brindar certeza a los asociados, administradores, y revisores fiscales
sobre las formas y fechas máximas en las que se podrán realizar en el 2021 las reuniones del máximo órgano social en las que se traten los asuntos de las reuniones ordinarias.

El presente proyecto contempla las siguiente medidas:

  • Establece como plazo máximo para la realización de las reuniones ordinarias del máximo órgano social correspondientes al ejercicio 2020, el 30 de marzo de 2021.
  • Prevé que si llegado el 30 de marzo de 2021 sin que la reunión fuere convocada, los asociados se podrán reunir por derecho propio el primer día hábil del mes de abril de 2021, a las 10 a.m. en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad.
  • Indica que cada sociedad podrá escoger si la reunión ordinaria del máximo órgano social será presencial, no presencial o mixta, para lo cual deberá tener en cuenta las disposiciones legales o estatutarias aplicables sobre convocatoria, quórum y mayorías, de acuerdo con lo previsto en el Decreto 398 del 13 de marzo de 2020.
  • Recuerda que los administradores de la sociedad deberán poner a disposición de los asociados la información que la ley exige para el ejercicio del derecho de inspección y podrán disponer que se ejerza mediante el uso de repositorios de información digital u otros instrumentos tecnológicos que faciliten su consulta.
  • Establece que, cuando en una misma reunión del máximo órgano social se deban agotar los temarios relacionados con los cierres del ejercicio contable de los años 2019 y 2020, el derecho de inspección sobre la información relacionada con estos ejercicios se ejercerá, agotando primero los temas correspondientes al año 2019 y posteriormente analizar los relacionados con el ejercicio 2020.
  • Prevé que, cuando por restricciones de movilidad, límites de aforo o, en general, por efecto de cualquier medida adoptada por las autoridades, aplicables en el lugar donde se encuentran ubicadas las oficinas del domicilio principal de la sociedad, fuera imposible desarrollar una reunión por derecho propio el primer día hábil del mes de abril de 2021, cualquier asociado podrá solicitar a la autoridad competente según el caso, que convoque a una reunión por derecho propio no presencial del máximo órgano social, la cual debe presentarse a la autoridad a cuya vigilancia se encuentra sujeta dicha sociedad; para los otros casos, la solicitud deberá elevarse ante la Cámara de Comercio con jurisdicción en su domicilio social principal.
  • Dispone que la solicitud de convocatoria para la reunión por derecho propio se deberá presentar ante la autoridad competente dentro de los 30 días calendario, siguientes a la fecha de la reunión por derecho propio que no se pudo realizar. Vencido este término la autoridad competente no podrá hacer la convocatoria y, por lo tanto, no habrá lugar al desarrollo de una reunión por derecho propio en ese ejercicio.
  • Prevé los elementos que debe contener la solicitud de convocatoria a una reunión por derecho propio no presencial: 1) el nombre y NIT de la sociedad cuya reunión por derecho propio no se pudo realizar; 2) el nombre y el número de identificación del solicitante, quien deberá acreditar de forma sumaria su condición de asociado; y 3) la manifestación de no haber sido posible realizar la reunión por derecho propio el primer día hábil del mes de abril y el motivo de dicha imposibilidad, el cual deberá estar acreditado sumariamente.
  • Establece que la autoridad competente para realizar la convocatoria, una vez cumplidos los requisitos, enviará una comunicación a la administración de la sociedad informando la fecha, hora y plataforma mediante la cual se realizará la reunión por derecho propio no presencial, información que será publicada en la página web de la sociedad, si la tuviere, así como en la puerta principal de las oficinas del domicilio principal en las que opera la administración de la sociedad, y esta deberá enviarla inmediatamente a todos los asociados de la sociedad de conformidad con el medio previsto en los estatutos o en la ley.
  • Prevé que la autoridad competente únicamente facilitará la plataforma o los instrumentos tecnológicos para el desarrollo de la reunión, pero no será responsable del desarrollo de la reunión convocada, ni designará delegados, ni asumirá la presidencia, la secretaría o la elaboración del acta correspondiente.
  • Dispone que los administradores que no convoquen las reuniones ordinarias del máximo órgano social o no permitan el ejercicio del derecho de inspección para los ejercicios 2019 y 2020, en los términos de la Ley 222 de 1995 o demás normas que resulten aplicables podrán ser sancionados o removidos sus cargos por la Superintendencia a cuya vigilancia se encuentre sujeta la sociedad.
  • Indica que todas las entidades, salvo las propiedades horizontales reguladas en la Ley 675 de 2001, durante el año 2021 podrán aplicar las reglas previstas en el decreto para la realización de reuniones ordinarias presenciales, no presenciales o mixtas del máximo órgano social, correspondientes a los ejercicios 2019 y 2020.

Los interesados cuentan con plazo hasta el 7 de febrero de 2021 para remitir sus comentarios al correo  acervantes@supersociedades.gov.co.

El Proyecto de Decreto podrá consultarse a través del siguiente enlace: https://www.mincit.gov.co/normatividad/proyectos-de-normatividad/proyectos-de-decreto-2021/22-01-21-pd-asambleas-2021.aspx

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