Guía de mejores prácticas para emisores – Asambleas de Accionistas Virtuales

La SFC publicó la Guía de mejores prácticas sobre Asambleas de Accionistas Virtuales teniendo en cuenta que, debido a la pandemia del COVID19, la utilización de mecanismos virtuales para la realización de las Asambleas Generales de Accionistas registró un impulso importante y se prevé que seguirá siendo clave durante este 2021, no sólo por la continuidad de la situación sanitaria sino por el valor agregado que aportan a las compañías y a sus accionistas.

La Guía  versa sobre los siguientes aspectos:

  • Recordar a los emisores que deben: (i) dar un trato equitativo a los accionistas y respetar sus derechos; (ii) adoptar mecanismos para dar cumplimiento al derecho de inspección; (iii)evaluar a necesidad y conveniencia de las reuniones mixtas; (iv) dar cumplimiento a las normas sobre convocatoria, quórum y mayorías previstas en la ley o los estatutos y (v) señalar los medios tecnológicos que serán utilizados en las reuniones no presenciales o mixtas y la manera en la cual se accederá́ a la reunión por parte de los socios o sus apoderados, así como las instrucciones que deben observar quienes asistan físicamente, en caso de que la reunión sea mixta.
  • Aclarar que el representante legal, en las reuniones virtuales, deberá : i) verificar la identidad de las personas que asistan virtualmente, con el propósito de garantizar que se trate de los socios o sus apoderados, y ii) dejar constancia en el acta sobre la continuidad del quórum que sea requerido para el inicio de la reunión, el cual también debe mantenerse durante su desarrollo y hasta su culminación.
  • Recomendar las siguientes buenas prácticas:
  • Frente a la convocatoria: (1) Acompañar la convocatoria con instrucciones completas y detalladas sobre cómo asistir a la reunión y votar; (2) Dar instrucciones completas y detalladas sobre cómo los accionistas pueden ejercer su derecho de inspección; (3) Indicar si la asistencia a la reunión está limitada a los accionistas o abierta a invitados; (4) Indicar si la reunión será grabada y si los medios por los cuales los accionistas deben dar su consentimiento; (5) Explicar cómo se llevará el control del quorum durante la reunión; (6) Señalar cómo se verificará la identidad de los asistentes y el cumplimiento de los requisitos legales en relación con poderes.
  • Desarrollo de la reunión: (1) Coordinar las propuestas de los accionistas antes de la reunión para discutir la logística de la presentación de sus propuestas y el espacio para hacer preguntas; (2) Asegurarse de que los proponentes conozcan el orden del día de la reunión y demás temas logísticos; (3) Discutir los planes de contingencia en caso de que el proponente se enfrente a dificultades técnicas para asistir a la reunión; (4) Explicar brevemente al inicio de la reunión los mecanismos de votación, formulación de preguntas y los canales de asistencia técnica para los accionistas; y (5) Proporcionar instrucciones sobre cómo y cuándo los accionistas podrán hacer preguntas en la reunión.
  • Después de la reunión: (1) Publicar la convocatoria, un resumen de las decisiones adoptadas en la reunión y demás información pertinente a esta en el sitio web de la compañía por un tiempo razonable; (2) Publicar todas las preguntas recibidas y sus respuestas en el sitio web de la compañía dentro de un período de tiempo razonable después de la reunión; y (3) Publicar en su sitio web una grabación de toda la reunión

La Guía podrá consultarse a través del siguiente enlace:

https://www.superfinanciera.gov.co/descargas/institucional/pubFile1050648/guiamejorespraacticasasambleasvirtualesfeb2021.docx

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