Mediante el presente Decreto, el Gobierno Nacional busca brindar certeza a los asociados, administradores, y revisores fiscales sobre las formas y fechas máximas en las que se podrán realizar en el 2021 las reuniones del máximo órgano social en las que se traten los asuntos de las reuniones ordinarias de las sociedades comerciales y de las propiedades horizontales.
El presente Decreto fue expedido el 23 de febrero de 2021. Frente al Proyecto de Decreto publicado para comentarios por el MinCIT, se evidencian algunas modificaciones, como lo son:
- Se extiende el plazo para realizar las reuniones del máximo órgano social correspondiente al año 2019 al 31 de marzo de 2021 (antes este era hasta el 30 de marzo);
- Se precisa la responsabilidad de la sociedad de garantizar el cumplimiento de las medidas sanitarias para el caso de las reuniones presenciales y del desarrollo de las reuniones no presenciales o mixtas;
- Aclara que los asociados son los responsables de contar con los medios para asistir a las reuniones no presenciales o mixtas;
- Para las reuniones por derecho propio, reemplaza la facultad de la autoridad de convocar a la reunión por la facultad de ordenar la convocatoria de la reunión; y
- Ampliar las disposiciones a las propiedades horizontales.
Con base en lo anterior, se resumen a continuación las disposiciones finales del Decreto:
- Establece como plazo máximo para la realización de las reuniones ordinarias del máximo órgano social correspondientes al ejercicio 2020, a más tardar, el 31 de marzo de 2021.
- Prevé que si llegado el plazo sin que la reunión fuere convocada, los asociados se podrán reunir por derecho propio el primer día hábil del mes de abril de 2021, a las 10 a.m. en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad.
- Indica que cada sociedad podrá escoger si la reunión ordinaria del máximo órgano social será presencial, no presencial o mixta, para lo cual deberá tener en cuenta las disposiciones legales o estatutarias aplicables sobre convocatoria, quórum y mayorías.
- Establece en cabeza de la sociedad la responsabilidad de que se cumplan las disposiciones sanitarias aplicables en el evento de que se realice una reunión presencial, y del desarrollo de la reunión no presencial o mixta.
- Dispone que cada asociado es responsable de contar con los medios necesarios para participar en la respectiva reunión no presencial o mixta.
- Prevé que los administradores deben garantizar el ejercicio del derecho de inspección y podrán disponer que se ejerza mediante el uso de repositorios de información digital u otros instrumentos tecnológicos que faciliten su consulta.
- Establece que, cuando en una misma reunión del máximo órgano social se deban agotar los temas relacionados con los cierres del ejercicio contable de los años 2019 y 2020, el derecho de inspección sobre la información relacionada con estos ejercicios se podrá ejercer dentro de un mismo término.
- Establece que, en caso de realizarse una reunión para estudiar los ejercicios contables del año 2019 y del año 2020 debe agotarse primero los temas correspondientes al año 2019 y posteriormente analizar los relacionados con el ejercicio 2020.
- Prevé que, cuando por restricciones de movilidad, límites de aforo o, en general, por efecto de cualquier medida adoptada por las autoridades, aplicables en el lugar donde se encuentran ubicadas las oficinas del domicilio principal de la sociedad, fuera imposible desarrollar una reunión por derecho propio el primer día hábil del mes de abril de 2021, cualquier asociado podrá solicitar a la autoridad competente según el caso, que ordene a la administración convocar a una reunión por derecho propio del máximo órgano social, la cual debe presentarse a la autoridad a cuya vigilancia se encuentra sujeta dicha sociedad.
- Prevé los elementos que debe contener la solicitud de convocatoria a una reunión por derecho propio no presencial: 1)El nombre y NIT de la sociedad cuya reunión por derecho propio no se pudo realizar; 2)El nombre y el número de identificación del solicitante, quien deberá acreditar de forma sumaria su condición de asociado; 3)La manifestación de no haber sido posible realizar la reunión por derecho propio el primer día hábil del mes de abril y el motivo de dicha imposibilidad, el cual deberá estar acreditado sumariamente.
- Establece que, cumplidos los requisitos por parte de la sociedad, la autoridad competente ordenará a la administración realizar la convocatoria a la reunión por derecho propio, que deberá realizarse dentro de los 30 días siguientes a la fecha en que quede en firme el acto administrativo.
- Dispone que los administradores que no convoquen las reuniones ordinarias del máximo órgano social o no permitan el ejercicio del derecho de inspección para los ejercicios 2019 y 2020, podrán ser sancionados o removidos sus cargos por la Superintendencia a cuya vigilancia se encuentre sujeta la sociedad.
- Permite a las propiedades horizontales reguladas en la Ley 675 de 2001, aplicar durante el año 2021 las reglas previstas en el decreto para la realización de reuniones ordinarias presenciales, no presenciales o mixtas del máximo órgano social, correspondientes a los ejercicios 2019 y 2020.
El Decreto podrá consultarse a través del siguiente enlace: https://dapre.presidencia.gov.co/normativa/normativa/DECRETO%20176%20DEL%2023%20DE%20FEBRERO%20DE%202021.pdf